Sebagian besar negara di seluruh dunia, termasuk Indonesia, menggunakan tanda tangan ketika mereka melakukan pengesahan identifikasi diri untuk perjanjian atau pembayaran.

Berbeda dari yang lain, Jepang membubuhkan hanko (cap) sebagai pengganti tanda tangan. Orang biasa tidak memiliki tanda tangan, kecuali para penulis, aktor dan aktris, atlet olahraga dan orang-orang terkenal lainnya. Oleh karena itu, dalam banyak kasus, ketika orang Jepang diminta tanda tangan, itu hanyalah tanda tangan nama biasa.

Apa yang dimaksud dengan hanko yang digunakan orang Jepang untuk melakukan pengesahan? Digunakan untuk apa dan mengapa mereka tidak menggunakan tanda tangan? Jika Anda adalah orang asing yang bekerja di Jepang atau siapapun Anda, pada artikel ini saya akan menjawab pertanyaan seputar hanko tersebut.

Perbedaan Bukti Cap Nama (Inkan) dan Bukti Tanda Tangan

Ada beberapa perbedaan antara budaya penggunaan tanda tangan dan budaya penggunaan hanko (cap) saat melakukan pembuktian, pembayaran, perjanjian dan sebagainya. Pertama-tama, perbedaan yang paling mendasar adalah metode pembuktian yang sah.

Apa yang sebaiknya dilakukan untuk membuktikan bahwa hanko atau tanda tangan tersebut menyatakan maksud orang yang bersangkutan dan benar-benar milik orang yang bersangkutan?

Untuk hanko, hanko pribadi (umumnya terukir nama keluarga di cap) didaftarkan di Yakusho (Kantor Administrasi) daerah tempat tinggal, kemudian meminta Yakusho untuk mengeluarkan “Bukti Cap Nama” bersamaan dengan pembuatan dokumen penting lainnya.

(dikarenakan inkan/cap nama) yang didaftarkan di Yakusho digunakan untuk jangka waktu yang panjang, sebaiknya pilihlah jenis cap nama yang bagus. Namun, sebagian besar orang menggunakannya untuk kehidupan sehari-hari seperti menerima paket kiriman dan sebagainya, oleh karena itu mereka memiliki cap nama yang murah yang terbuat dari karet dan sebagainya.

Sebaliknya, tanda tangan dibuktikan dengan menghadirkan pihak ketiga yang disebut notaris di tempat melakukan penandatanganan sebuah dokumen.

Orang Jepang Hanya Menggunakan Hanko untuk Perjanjian

Apakah Tidak Boleh Menggunakan Tanda Tangan?

Seperti yang sudah dijelaskan di awal, hanko dan tanda tangan memiliki metode pembuktian yang berbeda. Untuk itu, sampai saat ini diwajibkan menggunakan hanko untuk dokumen-dokumen penting. Akan tetapi, bagi orang asing yang tinggal di Jepang, mereka diperbolehkan menggunakan tanda tangan untuk perjanjian tertentu seperti kepemilikan bangunan dan sebagainya.

Sebagai tambahan, umumnya hanko dibubuhi ukiran nama keluarga, namun pada kenyataannya Anda bisa menggunakan baik nama biasa maupun nama lengkap. Selain itu, karena tidak harus menggunakan huruf kanji, maka orang asing pun bisa membuat hanko mereka sendiri dengan pergi ke toko hanko dan meminta mereka membuatkan hanko yang dibuat sesuai dengan pesanan.

Apakah Tidak Boleh Menggunakan Biometrik?

Apabila penggunaan sistem tanda tangan bermasalah, lalu bagaimana dengan penggunaan biometrik seperti otentikasi sidik jari, otentikasi pembuluh darah, otentikasi iris dan sebagainya? Sebenarnya, penggunaan biometrik dalam kehidupan sehari-hari semakin meningkat.

Namun, penggunaan biometrik untuk perjanjian yang penting memiliki resiko. Setelah dikonversi menjadi data akan mudah dipugar sesuai dengan data aslinya. oleh karena itu, jika datanya dicuri akan berbahaya karena mungkin akan disalahgunakan. Selain itu, ada juga orang yang sidik jarinya tidak terdeteksi karena penyakit dan sebagainya, sehingga menimbulkan masalah karena alat yang tidak bisa digunakan oleh semua orang secara merata.

Keunggulan Hanko

Keunggulan hanko yang berbeda dari tanda tangan adalah bisa mewakili pembayaran. Terutama pembayaran sederhana yang tidak memerlukan Bukti Cap Nama, selama membawa hanko milik orang yang bersangkutan, siapapun bisa menjadi perwakilan.

Namun, apabila hanko dicuri atau dipalsukan akan menimbulkan kesulitan, oleh karena itu penyalahgunaan dan pemalsuan cap nama akan dikenakan dakwaan pidana. Selain itu, tidak semua pembayaran bisa diwakilkan, ada beberapa yang harus dilakukan oleh orang yang bersangkutan.

Alasan Hanko Masih Digunakan

Saat ini, lebih baik mengubah dokumen ke dalam bentuk digital, namun tidak semua dokumen bisa dialihkan menjadi bentuk digital. Oleh karena itu, ada yang berpendapat lebih baik menggunakan tanda tangan sebagai pengganti hanko.

Namun, seperti yang sudah dijelaskan, apabila budaya penggunaan hanko dihilangkan dan diubah menjadi tanda tangan, maka diperlukan perubahan sistem administrasi publik dan masyarakat serta sistem lainnya. Dengan menghapus sistem bukti cap nama, maka harus menyiapkan sejumlah besar notaris. Sebelumnya pun, diperlukan revisi undang-undang. Tentunya, hal ini membutuhkan banyak waktu dan biaya.

Belum lagi, jika hanko dihilangkan maka akan ada orang yang kehilangan pekerjaan, dan karena tidak ada orang yang merasa diuntungkan dengan sistem tanda tangan (organisasi/kelompok kuat), maka perubahan sistem hanko ke tanda tangan sulit untuk diwujudkan.

Di Tempat Kerja Penggunaan Hanko Mulai Berkurang

Secara hukum, penggunaan tanda tangan digital melalui layanan cloud sudah diperbolehkan, misalnya untuk perjanjian-perjanjian yang tidak terlalu memerlukan “Kontrak Tertulis” di kertas.

Selain itu, mulai ada pergerakan yang meninjau ulang budaya hanko. Sebagai contoh, sebagian besar perusahaan yang menggunakan budaya hanko, ketika seorang karyawan mengajukan permohonan, untuk mendapatkan persetujuan maka pemohon, kepala bagian dan manajer harus membubuhkan hanko mereka di atas surat permohonan, ini adalah sistem yang sangat formal.

Sebagian besar bisa menghilangkan penggunaan hanko dengan mulai mengubah dokumen ke dalam bentuk digital dan menggunakan aplikasi informasi yang bisa digunakan bersama-sama. Dengan begitu, informasi bisa disebarkan bahkan untuk karyawan yang tidak datang ke kantor atau yang sedang keluar kantor karena urusan yang penting sekalipun. Selain itu, untuk urusan dengan pihak luar, perusahaan juga bisa menghemat penggunaan dokumen kertas dan biaya pengiriman.

Di Jepang saat ini peningkatan sistem ketenagakerjaan sedang diusahakan secara mendesak melalui program “Reformasi Cara Kerja”, selain itu langkah lain yang sedang dilakukan adalah “Pengurangan Penggunaan Hanko/Hanko-less” di mana hal ini tidak diperlukan revisi hukum.
https://kepojepang.com/reformasi-cara-kerja/
Di tempat yang bisa segera menerapkan sistem digitalisasi dan menjadikannya “Hanko-less”, selebihnya, tidak akan menimbulkan perbedaan besar untuk penggunaan hanko atau tanda tangan. Hal ini dikarenakan, tidak diperlukan bukti cap nama untuk hanko dan tidak diperlukan notaris untuk tanda tangan, lebih mudah karena keduanya tidak menjadi masalah.

Kesimpulan

Seperti yang sudah dijelaskan, sampai saat ini, orang yang sudah lama tinggal di Jepang, bahkan orang asing sekalipun harus memiliki 1 buah hanko yang diperlukan ketika melakukan perjanjian penting.

Namun, budaya hanko yang sudah ada sejak lama perlahan mulai berakhir setidaknya di perkantoran. Penggunaan hanko mungkin tidak akan sepenuhnya berakhir, namun ketika sedang bekerja mungkin akan ada situasi di mana Anda merasa seperti “Eh, akhir-akhir ini saya sudah tidak menggunakan hanko loh.”