Sebagai seorang karyawan, kartu nama diperlukan sebagai penunjuk identitas diri yang dibuat oleh perusahaan. Setiap negara memiliki budaya memberikan kartu nama kepada relasi atau klien di tempat kerja, dalam hal ini Jepang pun memiliki tata krama yang khusus.

Di artikel kali ini, saya akan memperkenalkan tata krama ketika bertukar kartu nama dengan siapapun di Jepang.

Tujuan Bertukar Kartu Nama

Bertukar kartu nama memiliki beberapa tujuan tergantung kepada tujuan dan aktivitas masing-masing orang, ada 2 tujuan dasar, yaitu :
① menjelaskan asal seseorang (perusahaan, lembaga, kantor dan sebagainya)
② memperluas koneksi dengan bertukar kontak

Selain itu, bertukar kartu nama di Jepang tidak bisa dilepaskan dari makna sebagai salam sapaan di awal pertemuan. Di negara lain, bertukar kartu nama mungkin dilakukan di tengah perbincangan atau ketika akan berpisah setelah menyelesaikan pertemuan. Sebaliknya di Jepang, pertukaran kartu nama dilakukan ketika berkenalan dan menyapa di pertemuan pertama.

Tata Krama Ketika Memberikan Kartu Nama

Prosedur Ketika Memberikan Kartu Nama

Umumnya, bertukar kartu nama dilakukan sembari duduk. Umumnya yang terlebih dahulu memberikan kartu nama adalah bawahan atau orang yang diundang dalam pertemuan. Jadi, jika Anda lebih bawah jabatannya, sebaiknya Anda segera mengeluarkan kartu nama begitu bertatap muka dengan pihak lain.

Apabila Anda lebih rendah jabatannya namun pihak lain memberikan kartu nama terlebih dahulu, sebaiknya ucapkan “Moushi, okuremashita. / Maaf, saya terlambat.” ketika memberikan kartu nama Anda.

Adapun prosedur ketika memberikan kartu nama bisa dilihat seperti di bawah ini :
① Simpan dompet/wadah kartu nama di tempat yang mudah dikeluarkan.
② Bersamaan ketika menyapa pihak lawan, keluarkan kartu nama dan pegang dengan kedua tangan.
③ Berikan kartu nama dengan kedua tangan sambil mengucapkan nama perusahaan, jabatan dan nama lengkap.

Kartu nama dipegang di depan dada menyesuaikan dengan tinggi tangan orang lain, agar mudah untuk pihak lain meletakkannya di tempat kartu nama mereka. Namun, jika Anda dan pihak lain mengeluarkan kartu nama secara bersamaan, letakkan kartu nama Anda lebih rendah dari posisi kartu nama orang lain untuk menunjukkan sikap rendah hati.

Selain itu, ketika bertukar kartu nama di waktu yang bersamaan, gunakan tangan kanan untuk mengeluarkan kartu nama Anda dan gunakan tangan kiri ketika menerima kartu nama pihak lain.

Hal yang Tidak Boleh Dilakukan Ketika Memberikan Kartu Nama

Jangan lakukan hal-hal di bawah ini ketika memberikan kartu nama :
・memberikan kartu nama dengan menyerahkannya di atas meja
※ Namun, tidak jadi masalah jika pihak lain duduk di meja seberang.
・menyimpan kartu nama Anda di saku atau dompet
※ Simpan kartu nama Anda di tempat atau wadah khusus kartu nama.
・memberikan kartu nama yang kotor atau terlipat
※ Pihak lain akan menganggap Anda orang yang ceroboh dan tidak bisa menjaga kartu nama yang penting dengan baik. Sebagai tambahan, pastikan tempat kartu nama Anda tidak kotor, selain itu periksa apakah ibu jari Anda bersih atau tidak.

Tata Krama Memberikan Kartu Nama (Penerapan)

Apabila pihak lain lebih dari satu orang, siapkan beberapa kartu nama dan tumpuk di atas wadah kartu nama Anda, kemudian berikan kartu nama dimulai dari orang yang jabatannya paling tinggi. Mungkin Anda tidak akan tahu apa jabatan mereka di pertemuan pertama, namun Anda bisa menilai dengan melihat orang lain dan melihat dari cara berdiri di ruang pertemuan.

Jika pertemuan dilakukan dengan pihak atasan dan bawahan, pertama-tama berikan kartu nama kepada pihak atasan kemudian bawahan.

Sebagai tambahan, jika Anda lupa membawa kartu nama katakanlah bahwa kartu nama Anda sudah habis, dan jika perlu katakan juga bahwa Anda akan mengirimkan kartu nama Anda. Katakanlah kartu nama habis walaupun sebenarnya Anda memang lupa membawanya.

Tata Krama Ketika Menerima Kartu Nama

Prosedur Menerima Kartu Nama

Lain halnya ketika Anda menerima kartu nama, perhatikanlah hal-hal di bawah ini :
① Terima kartu nama dengan kedua tangan lalu ucapkanlah “Choudai itashimau. Yoroshiku oengaishimasu / Saya terima. Mohon kerja samanya.”
② Simpan kartu nama yang Anda terima di depan dada.
③ Jika sedang duduk, simpan kartu nama yang Anda terima di meja.
④ Rapikan kartu nama yang Anda terima ketika pertemuan selesai.

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, umumnya Anda menggunakan kedua tangan ketika menerima kartu nama, namun apabila Anda mengeluarkan kartu nama bersamaan dengan pihak lain gunakanlah tangan kiri untuk menerima kartu nama. Setelah menerimanya, segera pindahkan ke tangan kanan dan letakkan di depan dada Anda.

Letakkan kartu nama yang Anda terima di atas wadah kartu nama. Oleh karena itu, setelah selesai bertukar kartu nama jangan dulu membereskan wadah kartu nama Anda. Ketika Anda meletakkan kartu nama pihak lain di atas meja, walaupun 1 lembar kartu nama sebaiknya Anda menjadikan wadah kartu nama sebagai alas di bawahnya.

Hal yang Tidak Boleh Dilakukan Ketika Menerima Kartu Nama

Perhatikan hal-hal di bawah ini untuk tidak dilakukan ketika menerima kartu nama :
・Meletakkan jari Anda di atas logo perusahaan pihak lain.
・Menerima kartu nama dengan satu tangan.
・Memainkan kartu nama yang Anda terima ketika sedang melakukan perbincangan.
・Menggunakan kartu nama yang Anda terima sebagai pengganti memo.
・Lupa membawa pulang kartu yang Anda terima.

Ketika menerima kartu nama, sebisa mungkin jari Anda tidak menutupi bagian yang terdapat logo perusahaan, nama perusahaan dan nama orang yang bersangkutan. Selain itu, menyimpannya di atas meja adalah bentuk kesopanan, namun jangan sampai Anda memainkannya atau menggunakannya untuk menuliskan memo.

Tata Krama Ketika Menerima Kartu Nama (Penerapan)

Tergantung pihak lain, Anda mungkin kehilangan waktu untuk bertukar kartu nama. Jika Anda benar-benar ingin bertukar kartu nama, sebelum pulang pastikan Anda memintanya dengan mengatakan “Osoreirimasuga, omeishi wo ichimai itadakemasu deshouka. / Mohon maaf sebelumnya, bolehkah saya meminta kartu nama Anda?” Sebagian besar biasanya pihak lain akan berkata “Aa wasureteimashita, sumimasen ne. / Oh saya lupa, maaf yah.”

Sebagai tambahan, apabila pihak lain ada lebih dari satu orang, letakkan kartu nama yang Anda terima di atas meja tanpa menggunakan wadah kartu nama sebagai alasnya. Jika Anda mengurutkan kartu nama sesuai dengan posisi duduk pihak lain, maka Anda akan mudah memeriksa jabatan dan nama mereka ketika melakukan perbincangan.

Kesimpulan

Seperti yang sudah dijelaskan di atas, tata krama dalam bertukar kartu nama di Jepang agak merepotkan dan menyulitkan. Pemahaman urutan yang benar ini adalah hal yang penting untuk orang baru yang belum berpengalaman, karena tidak baik bagi mereka menunjukkan gelagat yang kaku dan mengucapkan salam sapaan yang tidak jelas ketika mereka mencoba bertukar kartu nama.

Pastikan Anda mempersiapkan dengan benar agar memberikan kesan yang baik untuk rekan bisnis Anda yang penting!