Di Jepang, “Hou-Ren-Sou” adalah dasar dalam urusan bisnis.

HOURENSOU adalah salah satu jenis sayuran hijau, namun yang ingin saya perkenalkan di sini bukan sayur hourensou (bayam), melainkan singkatan dari 3 kanji pertama yang diambil dari kata-kata penting yang ada di dunia bisnis. Bahasa Jepang tidak menggunakan alfabet, oleh karena itu sedikit sulit menjelaskannya, sebagai contoh kata Plan/Do/See disatukan menjadi PDS.

Hampir semua orang yang ada di dunia bisnis mengetahui tentang Hou-Ren-Sou. Lalu, apakah makna dari kata ini?

Pengertian Hou-Ren-Sou

”Hou” dari Kata Houkoku/Laporan

Yang pertama adalah “Hou” yang diambil dari huruf kanji pertama “Houkoku” yang berarti laporan. Houkoku adalah laporan yang disampaikan oleh bawahan kepada atasan, pimpinan atau pihak berwenang mengenai progres dan hasil pekerjaan yang menjadi tanggung jawab mereka.

”Ren” dari Kata Renraku/Pemberitahuan

“Ren” diambil dari kanji pertama “Renraku” yang berarti pemberitahuan. Renraku adalah memberitahu pihak yang bersangkutan mengenai informasi seputar fakta dan hal-hal yang sudah diputuskan. Misalnya, pemberitahuan dari bagian personalia, departemen bagian dan sebagainya kepada karyawan tentang urusan pekerjaan atau pemberitahuan dari perwakilan kantor kepada semua anggota kantor mengenai proyek dan acara yang melibatkan karyawan. Termasuk pemberitahuan keterlambatan dan ketidakhadiran saat bekerja.

”Sou” dari Kata Soudan/Diskusi

“Sou” dari kanji pertama “Soudan” yang berarti konsultasi atau diskusi. Soudan adalah menanyakan pendapat atau meminta penilaian dari atasan dan senior mengenai situasi tertentu atau pendapat yang ingin Anda sampaikan namun tidak Anda yakini.

Berdasarkan pengertian di atas, “Hou-Ren-Sou” adalah hal-hal penting untuk berbagi informasi dalam organisasi atau tim dan memperkuat kerja sama.

Apabila prinsip “Hou-Ren-Sou” dijalankan dengan benar dalam kehidupan sehari-hari, informasi dalam keadaan darurat sekalipun dapat disampaikan dengan lancar. Selain itu, hal ini juga akan membuat rincian pekerjaan mudah dilihat, sehingga masalah dan perbaikan bisa diatasi sehingga dapat membantu mencegah masalah sebelum terjadi.

Hou-Ren-Sou untuk Memperlancar Komunikasi di Tempat Kerja

Waktu dan Metode Pelaporan

Hal pertama dari pelaporan adalah masalah waktu. Sudah sepatutnya melaporkan tepat waktu dan tanpa penundaan sesuai dengan periode waktu yang sudah ditetapkan baik itu laporan harian maupun mingguan. Namun, apabila di pertengahan pekerjaan ada kesalahan dan masalah atau ada perubahan yang bisa menimbulkan keterlambatan, penting sekali untuk melaporkannya secepat mungkin.

Poin kedua adalah metode pelaporan. Dalam keadaan terburu-buru, lebih baik melaporkannya secara lisan. Jika tidak bisa bertemu secara langsung bisa disampaikan melalui telepon dan sampaikan fakta dan kesimpulan sejelas-jelasnya.

Dalam keadaan yang tidak terburu-buru, terutama untuk laporan yang banyak atau rumit, laporkan dengan menggunakan kalimat dan kirimkan melalui email dan sebagainya. agar mudah dimengerti, bisa juga dibuat dalam bentuk tabel dan sebagainya. Sebaiknya, pikirkan juga pihak penerima kemudian buat informasi yang diperlukan dengan jelas dan mudah dimengerti. Penting juga untuk membedakan fakta dan opini yang Anda sampaikan melalui kesimpulan.

Untuk laporan penyelesaian pekerjaan harian yang tidak terlalu penting biasanya diperbolehkan laporan singkat dalam bentuk chat yang dikirimkan setelah selesai bekerja, namun metode lain juga bisa digunakan tergantung kepada isi laporan dan urgensinya. Berikan pengertian kepada atasan yang sibuk dan hindari memperlambat laporan yang tidak terlalu terburu-buru.

Kesederhanaan dan Efisiensi dari Pemberitahuan

Sebagian besar informasi yang sama disampaikan pada banyak orang, oleh karena itu sangat penting untuk memilih metode yang tepat, memahami kepada siapa informasi harus disampaikan dan apa informasi yang harus disampaikan untuk memastikan tidak ada kebocoran informasi.

Dalam keadaan terburu-buru bisa menggunakan telepon, namun jika tidak, Anda bisa menggunakan email, grup chat dan sebagainya. Pilihlah metode penyampaian yang lebih efisien untuk semua anggota.

Buat laporan dalam bentuk sederhana sehingga mudah dibaca dan dipahami oleh siapapun sehingga hal-hal yang penting tidak akan disalahartikan. Untuk pemberitahuan yang penting, mintalah balasan singkat pada pihak terkait setelah mereka membaca laporan tersebut. Dengan begitu, jika pihak lain lupa untuk membacanya atau jika pihak Anda lupa untuk melaporkan akan mudah untuk diketahui. Untuk orang dengan jumlah sedikit, Anda bisa menggunakan telepon atau chat untuk mengkonfirmasi dari pihak Anda.

Poin dari Diskusi adalah Mengatur Isi Diskusi

Dalam “Hou-Ren-Sou” diperlukan persiapan sebelumnya terutama untuk “Soudan” atau diskusi.

Sangat penting untuk menyimpulkan fakta-fakta dari hal yang sudah Anda coba dan hasilkan beserta tujuan dan sasaran serta situasinya, agar pihak yang akan Anda ajak diskusi memahami situasinya secara akurat dan dapat dengan mudah menemukan inti permasalahannya. Setelah itu, dengarkan pendapat orang yang Anda ajak diskusi dan jika Anda memiliki pendapat sendiri dan ada keraguan, bicarakan dengan tegas agar permasalahan bisa terselesaikan.

Sebisa mungkin, putuskan visi Anda dan sebelum melakukan diskusi katakanlah “Setelah ini, saya sendiri akan melakukan seperti ini”, kemudian ungkapkan usulan Anda dan tanyakan “Apakah saya boleh mencobanya?” untuk mengkonfirmasi keadaan selanjutnya. Dengan menunjukkan sikap positif ketika menghadapi masalah, hal ini mungkin akan meningkatkan kepercayaan terhadap Anda. Jika Anda hanya menerima usulan yang diberikan secara bulat-bulat, Anda akan dianggap tidak memiliki kemandirian atau sifat positif.

Tidak jadi masalah melakukan diskusi atau konsultasi melalui email atau chat, tergantung waktu dan hal yang ingin dibicarakan. Namun, jika ingin berdiskusi secara langsung sebaiknya memutuskan waktu pertemuan dan tidak boleh mepet, sebisa mungkin sesuaikan dengan jadwal orang yang akan Anda ajak diskusi dan mintalah waktu luang mereka dengan sopan sambil berkata “Ada yang ingin saya diskusikan, bisakah saya meminta waktu Anda?”.

Kesimpulan

Hou-Ren-Sou adalah keywords yang sering digunakan ketika mengajarkan karyawan muda, namun akhir-akhir ini ada juga istilah “Ohitashi”, kata-kata yang menggambarkan keterampilan/skill yang dibutuhkan atasan. Ohitashi adalah masakan di mana sayuran hijau seperti bayam direbus dengan ringan dan dibumbui shouyu (kecap asin). Ini juga merupakan istilah yang digunakan dalam dunia bisnis.

Istilah bisnis “Ohitashi” sendiri merujuk kepada 4 buah kata yang ada di bawah ini :
O : Osoranai/Jangan marah
Hi : Hiteishinai/Jangan menyangkal
Ta : Tasukeru/Membantu
Shi : Shiteisuru/Menginstruksikan

Bahkan jika Anda menghasilkan laporan dan diskusi yang baik, jika atasan tidak melakukannya dengan benar maka bawahan pun tidak akan berhasil dan pekerjaan tidak bisa berjalan dengan baik. Oleh karena itu, “Hou-Ren-Sou” sebagai kata kunci yang menunjukkan rangkaian komunikasi yang harus dilakukan oleh bawahan perlu dibarengi dengan “Ohitasi”.

Apakah Anda dan atasan bisa melakukannya?