Dalam hal apapun, prosedur administrasi selalu merepotkan. Lebih merepotkan lagi, jika Anda harus mengurusnya di negara lain yang memiliki bahasa yang berbeda, selain itu apabila pengurusan administrasi tidak berhasil ada kemungkinan Anda tidak akan bisa tinggal di Jepang, hal ini tentu saja akan menimbulkan stres.
Oleh karena itu, untuk mengurangi kekhawatiran warga negara asing, di Jepang ada agen layanan prosedur administrasi yang disediakan oleh para profesional. Tentu saja ada biaya yang harus dikeluarkan, namun Anda tidak perlu repot memikirkannya sendiri sehingga akan membuat Anda jauh lebih tenang.
Mari kita perhatikan layanan seperti apa saja yang disediakan.
Layanan yang Disediakan oleh Agen Prosedur Administrasi
Di Jepang ada kualifikasi profesi nasional yang disebut ahli pencatatan administrasi. Ahli pencatatan administrasi adalah pengacara yang menyiapkan, membuat, dan mengurus berbagai macam dokumen yang berhubungan dengan administrasi pemerintahan, membantu pengurusan prosedur administrasi, dan menanggapi konsultasi mengenai dokumen-dokumen terkait. Tentu saja umumnya ditujukan untuk orang Jepang, namun di antara para ahli pencatatan administrasi (atau kantor pencatatan administrasi), terdapat orang yang memiliki spesialisasi dalam mengurus perolehan atau perubahan visa dan izin tinggal bagi warga asing.
Misalnya, untuk mendapatkan izin tinggal sebagai pelajar atau pekerja, Anda perlu membawa berbagai macam dokumen ke pihak imigrasi setempat untuk diperiksa, namun prosedur ini bisa dikerjakan oleh perwakilan selama tidak ada permasalahan khusus, dan jika Anda menggunakan agen, Anda bisa menggunakan jasa ahli pencatatan administrasi.
Hal-hal yang bisa diurus kantor layanan ahli pencatatan administrasi yang umumnya melayani warga negara asing adalah sebagai berikut :
・mengajukan permohonan, memperbarui, dan mengubah status izin tinggal
・mengajukan permohonan kualifikasi kerja
・mengajukan permohonan izin melakukan kegiatan di luar status izin tinggal
・permohonan re-entry
・permohonan naturalisasi dan izin tinggal permanen
Selain hal di atas, mereka juga melayani penerjemahan dokumen-dokumen terkait dan menanggapi konsultasi berbayar maupun gratis baik secara langsung maupun melalui email. Untuk permohonan mengenai status izin tinggal, beberapa kantor hanya menerima pengecekan dan pembuatan dokumen-dokumen yang diperlukan saja.
Kisaran Biaya Agen Layanan Prosedur Administrasi
Pertama-tama, biaya pengurusan prosedur administrasi tidak terlalu mahal jika Anda mengurusnya sendiri. Misalnya, Anda tidak akan dikenakan biaya jika Anda akan mengurus permohonan baru izin tinggal untuk bekerja, sedangkan untuk memperbarui atau mengganti status izin tinggal dikenakan biaya sekitar 4.000 yen.
Ketika mengurus hal-hal seperti ini di kantor administrasi pemerintah, contohnya di Indonesia, biasanya “akan lebih cepat jika kita membayar sejumlah uang”, namun di Jepang tidak seperti itu.
Biaya di luar pengurusan administrasi yang diperlukan mungkin sebatas biaya perangko yang dilampirkan pada amplop balasan, biaya pas foto, biaya pembelian formulir, biaya penerbitan dokumen-dokumen yang diperlukan, dan biaya ongkos perjalanan ke kantor imigrasi. Total biaya yang Anda keluarkan di luar ongkos mungkin hanya sekitar 1.500 yen.
Namun, apabila Anda mempercayakan pengurusan administrasi kepada agen, berikut kisaran biaya yang Anda perlukan :
・memeriksa dokumen pengajuan dan perubahan status izin tinggal : 25.000-30.000 yen
・membuat dokumen pengajuan dan perubahan status izin tinggal : 80.000-100.000 yen
・permohonan pengajuan dan perubahan status izin tinggal (seluruh proses) : 150.000-200.000 yen
・permohonan memperbarui status izin tinggal (seluruh proses) : 50.000-100.000 yen
・mengajukan permohonan izin melakukan kegiatan di luar status izin tinggal : + 30.000 yen
・mengajukan permohonan re-entry : + 20.000 yen
・mengajukan permohonan izin tinggal permanen dan naturalisasi : 120.000-200.000 yen
・menerjemahkan dokumen : 1 dokumen + 5.000 yen
Akan tetapi, bagi Anda yang datang dari luar Jepang untuk bekerja di perusahaan Jepang, prosedur administrasi seperti ini biasanya akan ditangani oleh pihak perusahaan atau agen yang dipercayakan oleh perusahaan, oleh karena itu dalam sebagian besar kasus, Anda tidak perlu mengeluarkan biaya sendiri.
Sebaliknya, bagi pelajar asing yang tinggal di Jepang dan berencana mencari pekerjaan, ketika Anda akan mengubah status izin tinggal yang Anda miliki atau bagi Anda yang sudah memiliki izin tinggal sebagai pekerja namun ingin melakukan kegiatan lain di luar status izin tinggal, pada dasarnya Anda perlu mengurus prosedur administrasi seorang diri. Tentu saja biayanya pun ditanggung oleh Anda sendiri.
Sebagai tambahan, beberapa kantor ahli pencatatan administrasi meminta bayaran sesuai dengan hasil akhir yang didapatkan. Hal ini dikarenakan, siapapun dapat mengajukan permohonan izin tinggal dan visa, namun tidak semua bisa mendapatkannya, bahkan jika diajukan oleh profesional sekalipun ada kemungkinan permohonan Anda tidak akan dikabulkan.
Selain itu, walaupun sama-sama memberikan layanan pengurusan permohonan izin tinggal dan visa, biaya layanan mungkin berbeda tergantung kantornya masing-masing. Oleh karena itu, ketika Anda mengajukan permohonan, pastikan untuk memeriksa apa yang harus Anda lakukan sendiri dan berapa biaya yang harus Anda tanggung sendiri.
Jika Tidak Ada Biaya untuk Meminta Bantuan Agen
Agen layanan prosedur administrasi disediakan oleh para profesional hukum, oleh karena itu Anda akan merasa sangat tenang jika menyerahkan urusan ini kepada mereka. Namun, untuk menjalani aktivitas selanjutnya selama tinggal di Jepang, banyak orang yang menghindari pengeluaran berlebih hingga 50.000 atau 100.000 yen.
Ketika hal ini terjadi, Anda tidak perlu merasa bingung, silahkan berkonsultasi dengan pihak yang membantu warga asing yang disediakan sekolah atau tempat kerja Anda. Baik universitas yang menerima pelajar asing maupun perusahaan yang merekrut pekerja asing biasanya menyediakan penanggung jawab yang bertugas membantu semua hal yang berhubungan dengan kehidupan warga negara asing. “Prosedur administrasi ini sepertinya harus diurus, sebaiknya saya bagaimana?”, apabila Anda mengonsultasikan hal seperti ini, mereka mungkin akan membantu Anda atau mengenalkan Anda kepada agen yang sudah memiliki rekam jejak yang terbukti baik.
Kesimpulan
Itulah penjelasan mengenai agen layanan prosedur administrasi yang ditujukan bagi warga negara asing. Sebagian besar ahli pencatatan administrasi yang melayani warga asing bisa melayani Anda dengan bahasa Inggris, ada juga yang bisa berbahasa China dan Korea, bahkan ada beberapa kantor yang secara luas melayani dalam berbagai bahasa lainnya. Tentu saja ada juga yang menyediakan layanan berbahasa Indonesia, jadi jika Anda tidak terlalu yakin dengan bahasa Inggris atau bahasa Jepang Anda, silakan Anda mencoba untuk mencarinya.
Dengan diberlakukannya status izin tinggal “Tokutei Ginou” sejak tahun 2019, di mana sasarannya adalah negara-negara Asia Tenggara, diharapkan layanan yang mendukung bahasa Indonesia pun akan semakin meningkat di masa depan.